O Governo do Estado, por meio da Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag), instituiu a ferramenta SIGAdoc como parte do programa Simplifica MT, que visa eliminar o uso do papel, otimizar recursos, digitalizar processos na administração pública e, futuramente, oferecer serviços digitais para o cidadão. O decreto nº 512/2020, que regulamenta a medida foi publicado nesta sexta-feira (05.06).
O SIGAdoc visa a produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental e passa a ser o sistema oficial do governo para gestão de documentos digitais.
O SIGAdoc é um módulo de gestão administrativa desenvolvido e utilizado pelo Tribunal Regional Federal da 2ª região. É um software livre sem custos de licenciamento e com alta aderência ao modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivísticas utilizados por várias instituições públicas em todo país.
Para o titular da Seplag, Basilio Bezerra, essa transformação digital busca tornar a gestão pública mais eficiente, contribuir para a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação, otimizar recursos e reduzir a burocracia. “Já estamos realizando alguns serviços de forma totalmente automatizada e isso trará uma economia substancial aos cofres públicos. A eliminação de papel torna o trabalho do servidor mais produtivo e possibilita entregas mais eficientes”.
A tecnologia permitirá a gestão de documentos de forma eletrônica, facilitando o controle e rastreamento de processos, reduzindo custos e utilização de papel. As assinaturas digitais garantirão a autoria, autenticidade e integridade dos documentos.
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De acordo com o secretário-chefe da Casa Civil, Mauro Carvalho, o SIGAdoc irá desburocratizar e simplificar a vida do cidadão junto ao Governo, eliminando 100% do uso de papel. “A desburocratização é uma das prioridades da gestão do governador Mauro Mendes e vai envolver todas as secretarias e autarquias, como Detran, Sema, Sefaz, etc. A ferramenta traz não somente uma facilidade de acesso às informações públicas, como também vai possibilitar maior transparência nas ações do governo”.
Primeiros serviços
A princípio migrarão para o sistema SIGAdoc os processos de férias, licença-prêmio, nomeação e exoneração de servidores exclusivamente comissionados e verbas rescisórias, além das comunicações e ofícios circulares, que passarão a ser feitos apenas de forma digital, deixando de existir em sua forma física. Apenas com esses procedimentos, que somam cerca de 83 mil processos anuais, o Estado fará uma economia aproximada de R$ 8 milhões com insumos e pessoal anualmente.
O Estado ganhará também em celeridade e um dos exemplos é a automatização do pagamento das rescisões de contratos temporários e de servidores exclusivamente comissionados no Sistema Estadual de Administração de Pessoal (Seap), que também será integrado ao SIGAdoc. A medida trouxe celeridade e economicidade aos cofres públicos.
Com as mudanças o servidor não precisa mais fazer o requerimento no órgão onde trabalhou. A partir do momento que a exoneração é publicada no Diário Oficial, automaticamente a Superintendência de Gestão de Folha de Pagamento da Seplag lança no Seap e os valores a serem percebidos pelo servidor são lançadas automaticamente na folha de pagamento do mês vigente.
“Tivemos um avanço sem precedentes neste aspecto. Desde que o Seap foi implantando em 2008, esse processo era todo manual, envolvia vários servidores e demorava muito. A partir de agora ganha o Estado em economia e quem está saindo, que, na maioria das vezes, havendo tempo hábil para que a rescisão seja lançada dentro do ciclo de fechamento da folha, recebe esses valores no mês subsequente”, concluiu Bezerra.
