A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) passou a integrar a coordenação de implantação do Sistema Estadual de Produção e Gestão de Documentos Digitais (Sigadoc) nos órgãos e nas entidades do Governo de Mato Grosso em conjunto com a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag). O ingresso da CGE na coordenação está previsto na Portaria Conjunta nº 65/2021/Seplag/Casa Civil/CGE/MTI.
A participação da Controladoria foi motivada pelo êxito do órgão no uso do Sigadoc tanto em suas atividades finalísticas (ouvidoria, transparência, auditoria, controle e corregedoria) como administrativas/sistêmicas. Ou seja, todos os processos da CGE já estão integrados ao sistema oficial de documentos.
Nesta terça-feira (31.08), representantes da CGE apresentaram à equipe da Seplag prévia de um plano de implantação integral do Sigadoc em todas as instituições do Poder Executivo Estadual, com base no trabalho desenvolvido internamente na Controladoria para registro e tramitação de todos os seus processos no sistema e não mais de forma física.
A versão final do plano, em elaboração pela CGE e pela Secretaria Adjunta de Patrimônio e Serviços da Seplag, será submetida em até 30 dias ao secretário de Estado de Planejamento e Gestão, Basílio Bezerra, para aprovação. A mesma equipe que está produzindo o plano será responsável por coordenar, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos junto aos órgãos e às entidades estaduais.
“O objetivo do plano é trazer simplificação ao processo de implantação integral do Sigadoc nas secretarias, o que envolveria a criação e a disponibilização de modelos de documentos comuns a todos os órgãos, a dispensa da apresentação de projeto de implantação e a dispensa inicial de integração do Sigadoc com os demais sistemas corporativos do Estado (as integrações seriam realizadas ao longo do uso do Sigadoc)”, destaca o auditor Paulo Farias, um dos representantes da CGE na equipe de coordenação.
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O secretário adjunto de Auditoria e Controle da CGE-MT, José Alves Pereira Filho, ressalta que a participação da CGE no processo se relaciona também com a necessidade de dar cumprimento à determinação contida no Decreto nº 512/2020, no qual ficou definido que o Sigadoc é o sistema oficial para a gestão de documentos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso.
“A implantação do Sigadoc é o principal instrumento do Programa Simplifica MT. Por essa razão, a CGE, além de prestar toda orientação e supervisão na implantação, emitirá Recomendação Técnica para que os órgãos adotem as providências necessárias para a migração do protocolo físico para o Sigadoc”, salienta o adjunto.
O plano vai envolver a edição de Instrução Normativa com os procedimentos de adoção do Sigadoc e a definição de cronograma de implantação, inclusive com a data a partir da qual não será mais aceita a criação de documentos físicos.
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